Zusammenfassung von Eine Welt ohne E-Mail

Eines Tages unterhielt sich der Autor mit einem befreundeten Unternehmensberater. Er erzählte ihm von seinen Gedanken über E-Mails und hyperaktives Schwarmdenken. Aber der Bekannte war anderer Meinung: Die Vorteile von E-Mails seien größer als die Nachteile.

Sein Hauptargument war die Effizienz. Wenn seine Mitarbeiter nicht weiterwüssten, könnten sie ihm jederzeit eine Mail schicken. Er antworte und helfe ihnen aus der Klemme. Schnell und unkompliziert. Seine Aufgabe als Führungskraft bestünde darin, sein Team durch schnelle Hilfe im Arbeitsfluss zu halten. 

E-Mails machen uns also nicht produktiver, sondern unproduktiver. Sie reißen uns aus dem kreativen Flow, verengen unseren geistigen Horizont aufs Hier und Jetzt und halten uns von unserer eigentlichen Arbeit ab. Aber es kommt noch dicker. Sie machen uns auch unglücklich.

Das zeigen Studien wie das 2016 erschienene Forschungspapier der Informatikprofessorin Gloria Mark. Marks Team hatte 40 Wissensarbeiter zwölf Tage lang mit drahtlosen Herzmonitoren bestückt, um deren Stresslevel während bestimmter Aufgaben zu messen. Und was kam dabei heraus? Eine signifikante Korrelation zwischen E-Mails und Stress. Je länger sich die Probanden innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit E-Mails befassten, desto höher war in dieser Zeit auch ihr Stresspegel.

Nun hast du vielleicht schon von Tipps für den Umgang mit E-Mails gehört. Tatsächlich gibt es immer mehr „Quick Fixes“ gegen den Stress und die Ablenkungen eingehender Nachrichten. Aber diese schnellen Hilfen beheben nicht das eigentliche Problem.

Wir verdeutlichen das an einem der meistgenannten Lösungsvorschläge – der Bündelung der E-Mail-Zeiten. Die Idee ist simpel: Du kontrollierst und verschickst deine Mails nicht mehr durchgehend, sondern gebündelt zu bestimmten Zeiten. In den Intervallen dazwischen tauchst du dann ungestört in die produktive Tiefenkonzentration ab. So die Theorie.

Das hyperaktive Schwarmdenken ist also nicht das optimale Modell für die moderne Wissensarbeit. Aber wie sieht ein Arbeitsablauf aus, der die Ressource Aufmerksamkeit produktiver nutzt? Newport zufolge sollte ein solcher Arbeitsablauf zwei Kriterien erfüllen.

Erstens muss er den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten während einer einzelnen Tätigkeit minimieren. Die Aufmerksamkeit soll also möglichst nicht zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herspringen. Zweitens muss er eine „Kommunikationsüberlastung“ verhindern. Der Wissensarbeiter soll nicht das Gefühl haben, ständig von anderen gebraucht zu werden.

Stell dir vor, ein Mitarbeiter schickt dir eine Mail mit einer neuen Aufgabe. Die Mail beschreibt aber nicht, wie du diese Aufgabe erledigen sollst. Also gehst du den Weg des geringsten Widerstands und bittest um mehr Klarheit und Details. Und schon beginnt das Spiel, bei dem die Mails und Zuständigkeiten zwischen euren Posteingängen hin- und herwandern, bis sich irgendwann eine entnervte Vorgesetzte einschaltet.

Leider sind solche Szenarien im hyperaktiven Schwarmdenken an der Tagesordnung. Und natürlich wird das kostbare Kapital der Aufmerksamkeit hier schlicht vergeudet. Das eigentliche Problem ist das Fehlen eines festen Prozederes, das beschreibt, wie diese neue Aufgabe bis wann zu erledigen ist.

Jedes Team muss zu bestimmten Dingen kommunizieren. Mitarbeiter müssen Meetings anberaumen, Projektschritte planen, Kundenanfragen beantworten und Feedback geben. Die entscheidende Frage ist, wie sie diese Dinge klären.

Stellen wir uns eine fiktive Beratungsfirma vor, die fast täglich Anfragen potenzieller Kunden bekommt. Jede dieser Anfragen muss evaluiert werden, weil dahinter ein attraktiver Auftrag stecken könnte. Wie also läuft diese Evaluierung ab? Im hyperaktiven Schwarmdenken würden sich diverse Mitarbeiter in diversen Mails zu jedem Kunden austauschen. Eine andere Möglichkeit wäre ein festes wöchentliches Treffen, in dem sich alle relevanten Kollegen persönlich zu allen Anfragen der Woche besprechen. 

In mancher Hinsicht blieb die Digitalisierung hinter den Erwartungen zurück. Die Einführung der ersten Personal Computer in den 1980er-Jahren sollte die individuelle Produktivität explodieren lassen. Darum investierten Dienstleistungsunternehmen Millionen in die technologische Aufrüstung. Doch das Ergebnis war mau: Die Technologie-Investitionen stiegen um 116 Prozent pro Arbeitskraft – die Produktion der Angestellten aber nur um 2,2 Prozent. 

Schuld daran war eine Art „Ent-Spezialisierung“. Wo vorher persönliche Sekretäre und Assistentinnen Termine planten und Formulare ausfüllten, wurden diese administrativen Aufgaben durch den PC „gerade leicht genug“, um sie von den Fachkräften selbst erledigen zu lassen. Die Idee dahinter war einfach: Die Unternehmen würden Kosten sparen, wenn sie die Stellen der vermeintlich überflüssigen Assistenzkräfte abbauten.

Das Prinzip der gebündelten E-Mail-Abfrage mag noch keine Revolution darstellen – aber es ist ein Anfang. 

Egal ob du ein mehrköpfiges Team oder dein persönliches Homeoffice leitest: Gewöhne dir an, dein E-Mail-Postfach zu festen Zeiten zu kontrollieren, zum Beispiel einmal morgens und einmal am Nachmittag. Dazwischen ist Platz für ungestörtes, konzentriertes Arbeiten. Kommuniziere das transparent durch eine Standardantwort à la: „Hallo. Aus Produktivitätsgründen prüfe ich eingehende E-Mails täglich zwischen 9 und 10 sowie zwischen 16 und 17 Uhr. Sie erhalten dann umgehend Antwort.“