Zusammenfassung von Führen mit Telefon, E-Mail, Video, Chat & Co.

Bist du der Cheerleader deines Teams oder diejenige, die die Karawane anführt und die Landkarte hält? Das eigene Führungsverständnis prägt die Kommunikation mit dem Team. Heute geht der Trend in Unternehmen zum agilen Arbeiten. Das heißt für Führungskräfte, dass sie sich an die Ansprüche der Mitarbeiter anpassen und ihnen über verschiedene Kommunikationskanäle beratend zur Seite stehen müssen.

Beim agilen Arbeiten hat der einzelne Mitarbeiter viel Entscheidungsspielraum und trägt Verantwortung. Führungskräfte geben nicht mehr alle Details der Umsetzung vor, sondern verstehen sich zunehmend als Servant Leader, also als dienende Führungskräfte, die die Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre Aufgaben zu erfüllen und sich weiterzuentwickeln. Man könnte auch sagen: Führungskräfte sind die Gastgeber ihrer Mitarbeiter. Damit sie das gut machen, müssen sie vier zentrale Aufgaben erfüllen: enable, empower, envision und energize. Schauen wir uns die vier Aufgaben nun im Detail an.

Bergsteiger Reinhold Messner hat seine Rekorde nie bei widrigem Wetter aufgestellt. „Den größtmöglichen Schwierigkeiten mit größtmöglicher Vorsicht begegnen“, lautete sein Motto. Was für Messner der Mount Everest war, ist für eine Führungskraft so manches heikle Mitarbeitergespräch. Das ist schon vertrackt, wenn man es von Angesicht zu Angesicht führt. Wer ein solches aber am Telefon führen muss, sollte ähnlich vorgehen wie Messner und vorab seine innere Wetterlage prüfen.

Bin ich in guter mentaler Verfassung? Das ist die wichtigste Frage, die du dir vor jedem Telefonat stellen solltest. Wenn deine Antwort nein lautet, darfst du Anliegen auch mal auf den Anrufbeantworter sprechen oder Termine verschieben, wenn es machbar ist. Denn erfolgreich wirst du in Gesprächen nur sein, wenn du mental fit bist. Was das heißt? Du solltest selbstbewusst, durchsetzungsstark und offen in den Dialog gehen. Mithilfe der folgenden sechs Schritte kannst du dich mental auf wichtige Telefonate vorbereiten:

E-Mails sind Kommunikationsmittel Nummer eins im Büro. Sie stören den Empfänger nicht wie Telefonanrufe und sind schnell geschrieben. Im letzten Punkt liegt allerdings auch ihre große Schwäche, denn oft wird beim Schreiben von E-Mails jede Kommunikationsetikette vergessen. Wer nicht mehr Schaden als Nutzen anrichten will, sollte also auch beim Tippen von Mails etwas Mühe investieren.

Der Ton macht die Musik. Beim Verfassen einer E-Mail sollte man bereits an das Gegenüber denken: Kommt die Person gern zur Sache oder legt sie Wert auf ein paar warme Worte und persönlichen Austausch? Je mehr du den Einstieg auf den Adressaten abstimmst, desto besser werden deine Inhalte aufgenommen.

Videokonferenzen scheinen etwas einfacher als E-Mails und Telefonate – schließlich sieht man sich und kann somit auch nonverbal Botschaften senden. Doch auch wenn ein Videoanruf ein persönliches Gespräch fast perfekt imitiert, ist es nicht immer einfach, hier Souveränität zu zeigen. 

Und wer sind die Meister im überzeugenden und souveränen Auftreten? Richtig, Verkäufer. Die folgenden Tipps wurden ursprünglich für Verkaufsgespräche entwickelt, sind aber für alle wichtig, die in schwierigen Gesprächen ihren Standpunkt erfolgreich vertreten und ihr Gegenüber für sich gewinnen wollen.

WhatsApp, SMS und iMessage gehören fast schon zu den Oldies der privaten Textkommunikation. In Unternehmen sind Chat-Tools wie Slack, Chatter und Microsoft Teams im Aufwind. Sie bieten die Möglichkeit, nicht nur mit einer Person, sondern themenbezogen und im gesamten Team zu kommunizieren.

Einige Regeln sollte man als Führungskraft unabhängig vom verwendeten Tool immer beherzigen, wenn man Chats in der täglichen Kommunikation nutzt.

„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“, hat Fußballtrainer Sepp Herberger einmal seine Trainingseinstellung beschrieben. Diese Haltung tut auch Führungskräften gut. Bei agilen Projekten ist eine gemeinsame Teamreflexion von Prozessen üblich. Doch auch eine Selbstreflexion über das eigene Kommunikationsverhalten sollte für digitale Leader zur Routine werden.

Dabei erfüllt die Reflexion keinen Selbstzweck, sondern hat zum Ziel, die eigene Führungsleistung zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. Es gibt bestimmte Kommunikationsintervalle, nach denen sich eine Selbstreflexion besonders anbietet: nach einem Projektabschluss, einem wichtigen Telefonat oder einem Teammeeting. Dabei sollte man sich grundsätzlich drei Bereiche ansehen.

Die Kernaussage dieser Blinks ist:

Das Führen über digitale Kanäle ist bereits wichtig und wird in Zukunft noch an Bedeutung gewinnen – denn digitale Kommunikation ist kosteneffizient und ressourcenschonend. Außerdem werden Unternehmen immer internationaler und Arbeitsmodelle flexibler. Um erfolgreich digital zu kommunizieren, sollten sich Führungskräfte sorgfältig auf Gespräche vorbereiten und ihre Kommunikation anschließend reflektieren. Jeder Kanal hat Besonderheiten. Mit regelmäßiger Übung gewinnt man an Souveränität und verbessert die eigene digitale Führungskompetenz.