Zusammenfassung von Projekt-Kompass

Nun haben wir dir schon einige Dinge an die Hand gegeben, die für dich als Projektleiter wichtig sind. Aber natürlich bist nicht allein du für Erfolg oder Misserfolg verantwortlich. Alles steht und fällt mit deinem Team, weshalb du das Teammanagement nicht unterschätzen solltest.

Wenn zum Beispiel bei der Entwicklung einer App die Meinungen des jungen IT-Ingenieurs auf die der erfahrenen Außendienstmitarbeiterin treffen, dann gibt es ganz schnell scheinbar unvereinbare Positionen. Aber natürlich leben gute Teams auch gerade davon, dass sie bunt gemischt sind. Im Idealfall suchst du dir dein Team selbst aus, denn eine extern zusammengestellte Truppe bringt oft Herausforderungen mit sich, die du nur schwer allein bewältigen kannst. So fehlen dir vielleicht bestimmte Experten oder Teammitglieder mit der gleichen Expertise kommen sich auf ihrem Feld ständig in die Quere. Außerdem kannst du so im Vorfeld sogenannte Low Performer identifizieren, also Teammitglieder, die weniger leisten als gedacht. Wichtig ist es dann, die Ursachen für die Defizite zu finden und mit konkreten Vereinbarungen und zu erreichenden Zielen gegenzusteuern.

Dein Projektteam braucht besseres Equipment, da ihr sonst nicht weiterkommt? Deine Idee wird bei ihrer Vorstellung von den Verantwortlichen förmlich in der Luft zerrissen? Dein Workload wird immer größer, weil das Projekt irgendwie ausufert? Ja, als Projektleiterin kämpft man an vielen Fronten, hat viele Baustellen und ist auf den Goodwill anderer Menschen angewiesen. 

Wenn du Entscheidungen herbeiführen oder andere Menschen von deinen Ideen überzeugen willst, hilft dir geschicktes Argumentieren. Gewinne dafür zunächst Aufmerksamkeit. Entwirf eine provokante Schlagzeile, um das Problem zu schildern. Zum Beispiel: „Ich wundere mich langsam, warum wir überhaupt noch Kunden haben. Die müssen sich doch fragen, was für ein inkompetenter Haufen wir sind …“ Sind die anderen ganz Ohr, schilderst du die aktuelle Situation und verweist darauf, was passiert, wenn sich nichts ändert. Am Ende schlägst du Maßnahmen und eine Problemlösung vor.

Du musst bisher kein Projekt geleitet haben, um zu wissen: Menschen streiten gern. Im Arbeitsumfeld ist dies manchmal echt nervtötend, andererseits sind Konflikte für eine gute Führungskraft unumgänglich.

Wenn ein Mitglied deines Projektteams wiederholt mit schlechter Arbeit auffällt, zum Beispiel, weil es immer zu spät liefert oder schlampig vorbereitete Präsentationen hält, führt kein Weg an einem Gespräch unter vier Augen vorbei. Sonst riskierst du, dass diese Schlampigkeit weiter um sich greift.

In den bisherigen Blinks ging es vor allem um das Einmaleins der Projektleitung. In den folgenden vier Blinks geht es um ganz bestimmte Fähigkeiten, die du als Projektleiter brauchst, um für alle Herausforderungen im Projektalltag gewappnet zu sein.

Als Stratege bist du gefragt, wenn der Erfolg deines Projekts bedroht oder das Projekt von vorneherein zum Scheitern verurteilt ist. Das kann passieren, wenn deine Vorgesetzten zu viel von dir erwarten oder es aus den verschiedensten Richtungen unterschiedliche Erwartungen in Bezug auf den Projekterfolg gibt. 

Viele Projekte bedeuten vor allem eines: Veränderungen. Und auf Veränderungen reagieren die meisten Menschen in ähnlicher Art und Weise. Das Neue wird zunächst einmal abgelehnt. Hier kommst du als Projektverantwortlicher ins Spiel. 

Nehmen wir an, du sollst im Auftrag deines Chefs ein neues Support-System einführen, das Anrufe überflüssig macht. So will er Zeit und Kosten sparen. Die Mitarbeiterinnen haben hingegen eine ganz andere Perspektive. Sie fürchten, dass die neue Software kompliziert und schwer zu bedienen ist und sie den direkten Draht zu ihren Kunden verlieren. 

Strategisch und visionär denken ist genauso unerlässlich für deine Arbeit wie die richtige Verhandlungstaktik. Ob ein dringend gebrauchter Mitarbeiter früher Feierabend machen will oder ein Lieferant versucht, einen Aufschlag auf seinen Lieferpreis durchzusetzen – das Verhandeln ist Bestandteil der täglichen Arbeit. Grund genug, die wichtigsten Strategien zu kennen, um auch in der Rolle als Verhandlungsführer zu bestehen.

Gerade wichtige Verhandlungen solltest du möglichst nicht allein führen. Klar verteilte Rollen sind besser, so handhaben es auch die Verhandlungsprofis des FBI. Der Grund: Wenn du alleine argumentierst, achtest du nur auf deine eigenen Argumente und kannst außerdem nicht gleichzeitig dein Gegenüber beobachten. Der Jurist und Verhandlungsexperte Matthias Schranner empfiehlt nach dem Vorbild der FBI-Methode drei Personen, die in verteilten Rollen antreten: Der Verhandlungsführer (Negotiator) stellt die Forderungen, der Commander hört in erster Linie zu, denkt mit und gibt acht, dass die Strategie eingehalten wird. Der Decision Maker entscheidet abschließend über das Ergebnis und die nächsten Schritte. Damit diese Verhandlungsmethode aufgeht, sollte sich dein Team sehr gut vorbereiten und die Rollen üben.

Egal, wie gut es läuft: Irgendwann muss so ziemlich jeder Projektleiter einmal in die Rolle des Krisenmanagers schlüpfen. 

Auch wenn Krisen für Teams häufig überraschend kommen, deuten sich viele Probleme bereits lange im Vorfeld an. Deshalb ist deine erste Aufgabe als Krisenmanager, noch vor der Krise auf Warnzeichen zu achten. Läuft euer Projekt der zeitlichen Planung hinterher, ist die Stimmung auf einmal schlechter oder wirkt das Projektziel immer schwammiger? Dann ab zur Ursachensuche. Fehlt es an Experten? Ist die Planung zu ungenau? Oder fehlt gar die Rückendeckung durch das Management? Je eher du die Probleme angehst, desto unwahrscheinlicher wird es, dass du in die Krise gerätst.

Die Kernaussage dieser Blinks ist: 

Als Projektleiter musst du dich an allen Fronten durchsetzen und in vielen Rollen bestehen, denn anders als Abteilungsleiter und Management hast du in der Regel keinen automatischen Führungsstatus. Du brauchst Wissen und Führungsqualitäten, musst für dich und deine Position werben und dabei das Projekt und alle Beteiligten im Blick haben. Da es immer wieder zu Abweichungen vom Projektplan oder sogar zu Krisen kommen kann, sind zwei Dinge besonders gefragt: flexibles Reagieren und aufmerksames Führen mit ruhiger Hand.