Zusammenfassung von Management Y

Was genau macht agile Unternehmen so erfolgreich? Sie sind in der Lage, kurzfristig gute Produkte zu entwickeln – eine Kernaufgabe jedes Unternehmens.

Früher war es noch relativ einfach, ein neues Produkt auf den Weg zu bringen: Ein Labor, ein paar Ingenieure, und schon war das erste Deo oder das erste Telefon erfunden. Doch heute gibt es so viel Auswahl, dass sich alles eher um Design, Entwicklung und Konzeption als ums Erfinden an sich dreht. Außerdem muss es i.d.R. ziemlich schnell gehen.

Früher galt vor allem bei der Entwicklung von Software-Produkten das Bananen-Prinzip: Üppig ausgestattete, aber unzureichend getestete Software wurde noch „grün“ ausgeliefert und reifte erst beim Kunden zur genussfertigen Frucht heran. Anstatt zu fragen, was die Kunden wirklich wollen, wurden sie mit Funktionen überschwemmt, mit denen die Wenigsten umzugehen wussten.

Heute ist die Softwareentwicklung viel schlanker organisiert: Unternehmen liefern nur das, was gebraucht wird, dafür aber in hoher Qualität und so schnell wie möglich. Unter dem Oberbegriff agile gibt es verschiedene Frameworks, die das ermöglichen.

Ein weiterer Erfolgsfaktor der agilen Unternehmen ist ihre vitale und lebendige Kultur, die die besten Seiten ihrer Mitarbeiter zum Vorschein bringt.

Die wichtigste Eigenschaft und Grundlage einer vitalen Organisation ist ein positives Menschenbild nach der Theorie Y. Um das zu etablieren, brauchen wir viel Geduld, vor allem aber Vertrauen in uns selbst und unsere Mitarbeiter. Dann werden wir schnell merken, dass unsere Mitarbeiter tatsächlich von innen heraus motiviert sind und gar nicht so viel Kontrolle brauchen, wie wir vielleicht dachten.

Traditionelle Unternehmen versuchen, ihre Produkte durch Qualität oder Markenimage erfolgreich zu verkaufen. Doch diese Faktoren verlieren immer mehr an Bedeutung. Dafür wird jedoch Authentizität immer wichtiger – eine Eigenschaft, die agile Unternehmen vollkommen verinnerlicht haben. Sie lässt sich nicht von oben anordnen, sondern ist stets Ausdruck einer inneren Haltung.

Offenheit und Ehrlichkeit in der Kommunikation sind zwar nicht immer einfach umzusetzen, zahlen sich jedoch immer aus. Denn heute kann eine Firma eigentlich fast nichts mehr wirklich geheim halten. Durch das Internet dringt viel mehr an die Öffentlichkeit als noch vor wenigen Jahren. Daher ist es ratsam, mit Fehlern und Herausforderungen offen umzugehen. Kein Unternehmen kann seinen Kunden mehr vorgaukeln, dass es perfekt sei und nur vollkommene Produkte anbiete.

Das ganze Unternehmen umzukrempeln, klingt nach einer Mammutaufgabe. Aber selbst wenn wir nur ein kleines Team leiten, können wir schon mit winzigen Maßnahmen eine vitale Kultur befördern. Ein Beispiel dafür sind verschiedene Kartenspiele.

Delegation Poker führt z.B. zu mehr Konsens zwischen Chef und Mitarbeitern. Das Spiel lässt einen Gedankenaustausch über Führungsstile und Mitarbeiterkompetenzen entstehen. Dazu gibt es sieben Karten mit verschiedenen Leveln der Delegation – von „der Boss befiehlt“ bis hin zu „der Mitarbeiter entscheidet komplett selbst“. Jeder Aufgabe legen der Mitarbeiter und der Manager eine verdeckte Karte bei. Anschließend werden die Karten aufgedeckt. Wo sie nicht übereinstimmen, herrscht Diskussionsbedarf.

Wenn wirklich wichtige und komplexe Fragen anstehen, ist es mit einer Runde Poker natürlich nicht getan. Zur Lösung von Problemen bieten sich verschiedene Arten von Workshops an.

Art of Hosting (Conversations that Matter) ist ein Workshop-Konzept, das komplexe Probleme kollaborativ löst. Ein solcher Workshop dauert meistens zwei Tage und beschäftigt sich mit einem einzigen, aber umfangreichen Thema, wie z.B. der strategischen Neuausrichtung eines Bereichs. In diesen zwei Tagen bietet Art of Hosting eine ganze Sammlung von Prozesswerkzeugen und Tools, die die Kommunikation verbessern und die Ideen- und Entscheidungsfindung unterstützen. Z.B. gibt es in fast jedem Workshop ein World Café oder einen Open Space, in denen unter verschiedenen Rahmenbedingungen miteinander diskutiert wird.

Es gibt verschiedene Tools und Prozesse, die uns dabei helfen, eine agile Unternehmenskultur zu etablieren. Sie können ganz unterschiedlich aussehen. Der erste Punkt, an dem wir ansetzen sollten, besteht darin, unsere Mitarbeiter in alle Entscheidungen einzubeziehen. Eine besonders gute Gelegenheit dafür sind Neueinstellungen.

Jeder Mitarbeiter erhält ein Veto-Recht bei der Einstellung von neuen Kollegen. Das klingt zunächst radikal, hat aber den Vorteil, dass möglichst viele Mitarbeiter in den Auswahlprozess eingebunden werden: Das kollektive Bauchgefühl wird genutzt, die Gefahr einer Fehlentscheidung verringert, und die Fluktuation dadurch gesenkt – was wiederum das Vertrauen im Team fördert. Außerdem werden neue Kollegen besser in das Team integriert und fühlen sich sofort akzeptiert, wenn sie wissen, dass alle ihr Okay gegeben haben. 

Wenn wir uns Bilder von modernen Büros wie Google oder verschiedenen Start-ups ansehen, fällt auf, dass dort überall Flipcharts, Magnetbretter und Pinnwände herumstehen und -hängen. Diese können tatsächlich auf vielfältige Weise dabei helfen, ein Unternehmen agil zu machen.

Mit einem Blueboard können wir z.B. neue Ideen in konkrete Initiativen verwandeln. Nach einem anfänglichen Workshop dauert jede Blueboard-Session 15 bis 45 Minuten. Alle Mitarbeiter können sich daran beteiligen. Auf dem Blueboard hängen wir verschiedene Ideen und Projekte aus und jeder kann mit blauen Beitragskarten zu  jeder Idee anmerken, welche Aufgaben er dafür übernehmen würde. So finden manche Initiativen mehr Unterstützer und gelangen schneller zur Umsetzung, während andere zurückgestellt werden.

Die Workshops, Tools und Prozesse, die wir bisher kennengelernt haben, beeinflussen unsere Unternehmenskultur schon nachhaltig. Aber es geht auch noch viel verrückter. Denn Offenheit ist ein wichtiges Prinzip von Agile – das bedeutet auch, dass Maßnahmen umgesetzt werden können, die in anderen Unternehmen undenkbar sind.

Ein Beispiel dafür ist der Elch auf dem Tisch. Als Durk Jager seine Stelle als CEO von Procter & Gamble antrat, erklärte er allen Mitarbeitern, dass Probleme und Tabus ab sofort angesprochen werden sollten. Er verglich sie mit einem großen stinkenden Elch auf dem Tisch: Jeder im Meeting machte die komischsten Verrenkungen, um den Elch zu ignorieren. Anschließend schickte er einen kleinen Plüschelch an alle Mitarbeiter. Immer, wenn ein unausgesprochenes Problem offensichtlich ist, kann jemand den Elch auf den Tisch legen und sehen, was passiert. So etabliert sich schnell eine Kultur, in der Probleme angesprochen und nicht ignoriert werden.

Die Kernaussage dieses Buchs ist:

Um heute wettbewerbsfähig zu sein, müssen Unternehmen schnell neue und erfolgreiche Produkte entwickeln. Dabei können sie nicht auf die Unterstützung von motivierten und begeisterten Mitarbeitern verzichten. Agile Methoden und moderne Tools helfen dabei.