Zusammenfassung von So kriege ich alles in den Griff

Organisation, Struktur, Routine – das klingt nicht besonders kreativ. Aber es ist tatsächlich so, dass wir umso kreativer sein können, je organisierter wir sind.

Das liegt daran, dass wir einfach mehr schaffen, wenn wir gut organisiert sind. Das bedeutet nicht etwa, alles, was uns gerade in den Kopf kommt, willkürlich auf unzählige To-Do-Listen zu kritzeln. Denn so wäre unser Schreibtisch am Ende des Tages von solchen ungeordneten Listen förmlich übersät. Und wenn wir am nächsten Tag anfangen wollten, sie abzuarbeiten, würden wir vermutlich mit irgendwelchen weniger wichtigen Sachen beginnen – z.B. den Tacker mit einem Namensschild versehen –, nur weil diese Aufgabe zufällig ganz oben auf der erstbesten Liste steht.

Im letzten Blink haben wir gesehen, dass wir vielleicht manchmal Dinge auch falsch organisieren. Aber es gibt noch eine weitere Gefahr: Überorganisation. Wenn wir z.B. ein ganz ausgefuchstes System haben, nach dem wir alles ausrichten, kann es passieren, dass wir zu viel Zeit in dieses System selbst stecken und keine Kapazitäten mehr für die eigentlichen Aufgaben bleiben.

Wer beispielsweise abnehmen und fitter werden möchte, hat vielleicht schon einmal mit dem Gedanken gespielt, sich dafür etwas organisatorische Hilfe zu besorgen. Die Versuchung ist groß: Wir laden uns einen Fitnessplaner herunter und verbringen drei Stunden täglich damit, unsere Kalorien einzutragen, nach Rezepten zu suchen, die wenige Kalorien haben, und an unserem perfekten Work-out zu feilen. Wie viele Liegestütze genau haben wir im dritten Set geschafft? Wie war noch unser Puls in der siebten Minute auf dem Laufband?

Wir wissen nun, dass wir unsere Kreativität beschneiden, wenn wir zu viele Dinge parallel im Kopf behalten müssen. Das spricht dafür, neue Ideen immer gleich aufzuschreiben und so Platz auf unserem mentalen Arbeitsspeicher zu schaffen, anstatt sie wie auf einem Computer mit unzähligen geöffneten Fenstern alle gleichzeitig präsent haben zu wollen.

Ein weiteres Argument dafür, Ideen zu notieren, stellt die Gefahr dar, dass wir einen bestimmten Geistesblitz inmitten all unserer offenen „Kopffenster“ nicht mehr finden, wenn wir ihn einmal suchen. Denn wird es ihm zu viel, fängt unser Gehirn an, Sachen zu löschen. Im Gegensatz zum Computer fragt es uns vorher allerdings nicht um Erlaubnis. Da kann es durchaus passieren, dass uns die Idee, die uns eines Tages vielleicht zum Millionär gemacht hätte, einfach entfällt, während wir angestrengt überlegen, ob wir den Herd wirklich ausgemacht haben.

Angenommen, ein Professor der Medienwissenschaft bekommt das Angebot, an einem spannenden Dokumentarfilmprojekt mitzuarbeiten. Wie entscheidet er, ob er das Angebot annimmt oder nicht? Er muss sich dazu auf jeden Fall über seine Aufgaben an der Uni im Klaren sein. Welche Seminare stehen dieses Semester an? Wie viele Prüfungen muss er vorbereiten und korrigieren, wie viele Studierende betreuen?

Für den Professor gilt das Gleiche wie für uns alle: Wir sollten immer eine Liste mit all den Aufgaben parat haben, die wir aktuell oder in naher Zukunft erledigen müssen. Das hilft uns zum einen dabei, einzuschätzen, wie viel Zeit wir für andere Projekte einplanen dürfen, und zum anderen, herauszufinden, welche unserer bestehenden Aufgaben wir an andere abgeben können. Vielleicht würde etwa ein Doktorand einen Arbeitskreis übernehmen oder einige Hausarbeiten betreuen?

Es ist vollkommen egal, in welchem Bereich wir arbeiten – Murphys Gesetz gilt überall und irgendetwas geht immer schief. Die Kunst dabei liegt darin, vorherzusehen, was genau schiefgehen kann, und darauf möglichst gut vorbereitet zu sein.

Je früher wir uns Gedanken über Probleme und Hindernisse machen, die im Zuge unseres Projekts auftreten können, desto besser. Ein ganz einfaches Beispiel dafür ist eine Gartenparty: Wenn wir im Vorfeld daran denken, dass es vielleicht regnen könnte, können wir ein Zelt bereitstellen oder uns ein paar lustige Aktivitäten für drinnen überlegen. Falls das Wetter dann tatsächlich schlecht wird, muss unsere Party nicht ins Wasser fallen.

Jeder von uns hegt einen großen Traum, aber die meisten glauben nicht daran, dass sie ihn verwirklichen können, weil es an Zeit oder Geld dafür mangelt. Aber hier kommt die frohe Botschaft: Wirklich jeder kann es schaffen! Egal, was es ist. Eine Surfschule auf Hawaii aufmachen? Schauspieler werden? Eine Weltreise? Alles kein Problem.

Die meisten Menschen gehen solche Projekte nie an, weil sie ihnen einfach zu groß vorkommen. Sie fragen sich, wie sie neben ihrem Job und dem stressigen Alltag noch Zeit und Geld finden sollen, an solchen Träumen zu arbeiten, und resignieren. Die Antwort ist jedoch ganz einfach: Schritt für Schritt. Der erste Schritt ist dabei der wichtigste.

Seien wir ehrlich: Niemand kann alles allein machen. Die meisten von uns arbeiten in einem Team und auch bei privaten Projekten sind wir oft auf die Hilfe anderer angewiesen. Da ist es natürlich schön, wenn wir selbst super organisiert sind und alles im Griff haben. Aber was können wir tun, um auch die anderen zur effektiven Zusammenarbeit zu bewegen – etwa wenn der Kollege die wichtige Information, die wir zum Arbeiten brauchen, einfach nicht herausrückt oder wenn der Chef immer wieder vergisst, eine wichtige Entscheidung zu treffen?

Am besten suchen wir dann nach Problemen in der Kommunikation. Ein Team muss in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren. Jeder muss die benötigten Informationen zur Verfügung haben, um sinnvoll arbeiten und planen zu können. Kommunikation ist also äußerst wichtig, sie läuft aber nicht immer reibungslos: Ihre Gestalt lässt sich mit der einer Flasche vergleichen – wenn es sich irgendwo staut, dann fast immer oben.

Die Kernaussage dieses Buches ist:

Wir können alles erreichen, was wir wollen – wir müssen es nur richtig angehen. Dazu gehört eine effektive Organisation unserer Aufgaben und das Verständnis dafür, wann und wie wir am besten kreativ werden. Wir müssen unsere Projekte richtig und flexibel planen und für eine gute Zusammenarbeit mit unserem Team sorgen. Dann kann uns nichts mehr bremsen.