Zusammenfassung von Aufschieben war gestern!

Du schiebst das Anrufen bei deinem Professor wochenlang vor dir her, zermarterst dir das Gehirn und leidest unter dem Druck. Als du dich endlich überwindest, ist das Gespräch freundlich und verständnisvoll, und du fragst dich: Warum habe ich das nicht schon früher erledigt? Warum habe ich mir selbst acht Tage lang unnötig Stress gemacht für ein fünfminütiges Telefonat?

Einer der Gründe ist die Angst vor negativen Gefühlen, die dein limbisches System einfach vermeiden möchte. Aber auch Chaos im Kopf spielt eine wichtige Rolle. Eine Aufgabe erscheint dann so groß, bedeutend und überwältigend, dass sie dich lähmt. Und dann gibt es in der Regel ja auch noch so viele andere Sachen zu erledigen. Hast du es auch satt, immer nur auf die Dinge zu reagieren, die absolut nicht mehr warten können? 

„Ich möchte fitter werden“, „Ich möchte erfolgreich sein“, „Ich möchte Italienisch lernen“ – solche Aussagen klingen großartig, sind aber tatsächlich eher vage Wünsche als konkrete Ziele. Der Unterschied? Ziele sind klar definiert und geben dir eine Richtung vor, während Wünsche eher diffuse Träumereien bleiben.

Um aus solchen Vorhaben echte Ziele zu machen, hilft die SMART-Formel, ein bewährter Klassiker des Zeitmanagements. SMART steht für: 

Um bestimmte Ziele zu erreichen, besonders bei Aufgaben, die du gerne vor dir herschiebst, bietet sich ein präziser Plan an. Die 7-Punkte-Planung hilft dir, deine Vorhaben in greifbare Schritte zu unterteilen. Beginnen wir mit dem ersten Punkt: Frage dich, was genau will ich tun? Nehmen wir an, du möchtest deinen Papierkram erledigen. Der zweite Punkt fragt nach dem Wie: Du planst, alle Unterlagen durchzugehen und sie ordentlich zu sortieren.

Als drittes musst du den Ort festlegen, an dem du diese Aufgabe erledigen wirst, beispielsweise am Schreibtisch, wo du alle notwendigen Utensilien zur Hand hast. Der vierte Punkt beschäftigt sich mit dem wann und wie lange: Setze dir eine konkrete Zeit, etwa Samstagvormittag von 10 bis 12 Uhr. Fünftens überlege, wie du dich an deine Planung erinnerst; eine Erinnerung im Smartphone könnte hier hilfreich sein. Sechstens ist es wichtig, alles vorzubereiten, was du für die Aufgabe benötigst. Und schließlich, der siebte Punkt, bedenke, was du tust, wenn Schwierigkeiten auftreten; vielleicht eine kurze Pause einlegen oder die Aufgabe in kleinere Schritte unterteilen.

Du starrst auf den Bildschirm und fragst dich, wie du jemals in Gang kommen sollst. Die Aufgabe, vor der du stehst, scheint unüberwindlich. Doch halt, bevor du dich jetzt in Verzweiflung verlierst, probier doch mal die Timer-Methode aus. Stell dir einen Timer auf 10 bis 15 Minuten. In dieser Zeit gibst du alles, konzentrierst dich nur auf die Aufgabe. Und dann? Nach dem Klingeln entscheidest du, ob du weitermachst oder eine Pause einlegst. Oft wirst du feststellen, dass du gerade erst warmgelaufen bist und locker weitermachen kannst. Es ist wie beim Joggen: Der erste Kilometer ist der härteste, danach läuft es fast von selbst.

Jetzt zur Zerlegung deiner Aufgaben: Mach sie klein, so klein, dass du bei jedem Schritt denkst: „Das schaffe ich locker!“ Das ist der Trick, um den inneren Druck und die Hemmschwellen zu reduzieren. Du machst aus einem Monsterberg winzige Hügelchen.

Ist dir schon mal aufgefallen, dass, wenn sich überraschend Besuch ankündigt und deine Wohnung aussieht, als hätte ein Wirbelsturm sie heimgesucht, du in Rekordzeit eine beeindruckende Aufräumaktion starten kannst? Innerhalb kürzester Zeit erzielst du ein akzeptables Ergebnis: Das Wohnzimmer ist gastfreundlich, die Küche sieht bewohnbar aus, und das Bad? Nun, man kann es betreten, ohne in Ohnmacht zu fallen. Für das blitzblanke Finish, also die letzten 20 Prozent – alles schrubben, Fenster putzen, Vorhänge und Bettwäsche waschen, den Wasserkocher entkalken, bräuchtest ungleich länger. Das ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, welches besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erzielt werden können, für die letzten 20 Prozent Ergebnis braucht man dann 80 Prozent der Zeit. Es zeigt uns, wie wir unsere Energie und Zeit effizienter einsetzen können, indem wir uns auf die Aufgaben konzentrieren, die den größten Einfluss haben und uns nicht in Perfektionismus verlieren. Denn das kann auch in eine Form von Prokrastination ausarten, wenn du deine Projektarbeit einfach nicht abgeben kannst, weil du sie perfekt haben willst und noch ewig an ihr rumdokterst. Das ist Zeitverschwendung!

Neben dem Pareto-Prinzip gibt es noch weitere Zeitmanagementtechniken, die uns helfen, produktiver zu sein. Das Parkinsonsche Gesetz zum Beispiel verdeutlicht, dass die Arbeit sich genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Wenn du dir also kürzere Fristen setzt, wirst du feststellen, dass du deine Aufgaben in kürzerer Zeit mit einer höheren Konzentration und Effizienz abschließen kannst. Stell dir vor, du hast zwei Wochen Zeit, um einen Bericht für die Arbeit zu schreiben. Was machst du? Klar, du nutzt die gesamte zweiwöchige Frist aus.