Zusammenfassung von Wie ich die Dinge geregelt kriege

Vorbereitung ist das halbe Leben. Präpariere deinen Arbeitsplatz so, dass alle wichtigen Materialien vorhanden sind. Stell dir deinen Schreibtisch als deine Kommandozentrale vor. Dein persönliches, gut ausgestattetes Cockpit, in dem du dich wohl und zuhause fühlst.

Am besten schaffst du sowohl zu Hause als auch im Büro dieselbe Grundordnung, damit du an all deinen Schreibtischen gleichermaßen effektiv bist. Wenn du viel unterwegs bist, denke über eine mobile Lösung nach, damit du die Dinge auch während deiner Fahrten geregelt bekommst. Ganz wichtig: Teile deinen Arbeitsplatz nie mit einer anderen Person, nicht mal deinem Partner. Du verlierst wertvolle Zeit, wenn du jedesmal erst aufräumen musst.

Deine Aufmerksamkeit steht dieser Tage arg unter Beschuss? Statt dich ungestört auf eine Sache konzentrieren zu können, wirst du unablässig mit Forderungen, Fragen, Aufgaben und Einladungen bombardiert? Wie sollst du damit fertig werden?

Der erste wichtige Schritt von GTD besteht darin, all diese Dinge mithilfe externer Organisationswerkzeuge zu sammeln. Das bedeutet, dass du alles, was deine Aufmerksamkeit erfordert, aus deinem Kopf verbannst. Und zwar dahin, wo du es am einfachsten ablegen und notieren kannst.

Du hast deine externen Behälter zu einem funktionsfähigen System zusammengefügt und all deine Aufgaben, Ideen und Erinnerungen einsortiert? Falls ja, herzlichen Glückwunsch!

Damit hast du einen der ersten Schritte mit Bravour gemeistert. Es geht jedoch gleich weiter: Dein GTD-System funktioniert nur, wenn du regelmäßig ausmistest.

Jetzt weißt du ganz genau, worum es sich bei jeder Position in deinem Eingangskorb handelt. Zeit für die nächste Stufe der GTD-Methode: die Organisation. Hier geht es ans Eingemachte.

Die meisten Standard-To-do-Listen funktionieren deshalb nur suboptimal, weil sie nicht weiter differenziert werden. Dann entsteht schnell ein Kuddelmuddel aus Aufgaben, Erinnerungen, Gedanken und Informationen. Kein Mensch kann da erkennen, welche Dinge wirklich eine Aktion erfordern.

Gutes Projektmanagement ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Produktivitätsmodells.

Wir haben bereits gesehen, dass die GTD-Methode dann von einem Projekt spricht, wenn es mehrere konkrete Handlungsschritte braucht, um ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Eine einzelne E-Mail ist also noch kein Projekt. Die Organisation eines größeren Meetings oder die Urlaubsplanung aber schon.

Die Planung eines großen Projekts kann eine wahre Mammutaufgabe sein. Immerhin sollst du komplett im Voraus entscheiden, welche konkreten Schritte zu welchem Zeitpunkt fällig sind. Was aber, wenn du noch gar nicht weißt, wohin die Reise am Ende führen soll? Wie planst du ein Projekt, dessen Ziel noch nicht feststeht?

Indem du dich an einem natürlichen Planungsverfahren orientierst. Sprich: Indem du dein Projekt so intuitiv angehst, wie du auch sonst durch den Alltag kommst.

Viele Menschen versuchen, ihre Produktivität mit den berühmten To-do-Listen zu steigern. Der Ansatz lässt allerdings gewaltig zu wünschen übrig. Er scheitert daran, dass du morgens unmöglich wissen kannst, was du alles am Tag schaffen wirst. Daher führen die meisten dieser Listen zu haufenweise unrealistischen Zielen und großem Frust darüber, sie nicht erreicht zu haben.

Eine wesentlich effektivere Methode ist eine Verbindung aus Terminkalender und einer oder mehrerer Listen mit nächsten Schritten.

Wie zuvor gesehen gehören alle aktuellen Projekte auf die Projektliste. Mit der Liste der nächsten Schritte stellst du dann sicher, dass du konstant an Aufgaben arbeitest, mit denen du deine Projekte Schritt für Schritt ihrer Vollendung näherbringst.

Es wird allerdings immer wieder vorkommen, dass du für den Fortschritt eines deiner Projekte auf andere Menschen angewiesen bist. Es kann z.B. sein, dass du für die Fertigstellung einer Präsentation den Input eines Kollegen brauchst oder bezüglich der Buchung einer Dienstreise auf den Rückruf des Hotels wartest. Das bedeutet aber nicht, dass du nicht mehr die Kontrolle über das jeweilige Projekt in der Hand hast. Ganz im Gegenteil.

Einen weiteren wichtigen Teil der GTD-Methode haben wir ebenfalls bereits kennengelernt: die Eines Tages/Vielleicht-Liste. Hier trägst du alles ein, was nicht auf die Liste mit nächsten Schritten oder die Projektliste passt, aber trotzdem gedankliche Ressourcen einnimmt. Alles, was du irgendwann mal umsetzen möchtest, aber bis jetzt noch nicht in konkrete Ideen oder Handlungen übersetzen konntest.

Typische Positionen auf der Eines Tages/Vielleicht-Liste sind Pläne, Träume und Vorhaben: Dinge, die du für dein Zuhause anschaffen oder bauen möchtest, Reisen oder Abenteuer wie „den Mount Everest besteigen“ oder Fähigkeiten wie „Gitarre spielen lernen“ oder „fließend Japanisch sprechen können“.

Wir haben also ausführlich besprochen, wie du deine Aufgaben, Projekte, Erinnerungen und Ideen festhältst und organisierst. Höchste Zeit für den vierten Schritt des GTD-Modells: das Durchsehen.

Der wesentliche Zweck der GTD-Methode besteht darin, dir ein Gefühl der Entspannung und Kontrolle zu geben. Sie erlaubt dir, all deine Projekte zu überwachen und Stück für Stück weiter voranzubringen.

Damit sind wir bei der letzten Phase des GTD-Systems, in der es endlich darum geht, die Dinge zu erledigen. Die entscheidende Frage ist natürlich: Wie entscheidest du in einem bestimmten Moment, was du als nächstes tun sollst?

Die schlichte Antwort lautet: Höre darauf, was dein Herz dir sagt. Oder dein Bauch. Oder deine Inspiration. Nenne es wie du magst – gemeint ist der Teil von dir, den du selbst für den Quell deiner inneren Weisheit hältst. Anschließend gibt es vier Kriterien zu beachten:

Welche der Handlungen, Aufgaben und Tätigkeiten auf deinen Listen sind nun dringender und wichtiger als andere? Mit welcher fängst du an? Wie setzt du Prioritäten?

Stell dir vor, dein Leben ist eine Landschaft. Um dir Überblick zu verschaffen, betrittst du ein Haus mit sechs Stockwerken. Aus jedem dieser Stockwerke hast du eine andere Metaperspektive. Eine andere Draufschau auf das, was wichtig ist – und darauf, wie all diese Dinge zueinander in Beziehung stehen.

Die Kernaussage dieses Buches ist:

Die meisten von uns schleppen so schwer an ihrem Alltag, dass an die großen und wichtigen Lebensziele gar nicht zu denken ist. Das sorgt für Stress, Unmut und Chaos. Das GTD-System hilft dir, die Kontrolle über dein Leben zurückzuerlangen – sowohl privat als auch professionell. Mit seiner Hilfe meisterst du deutlich mehr Aufgaben als jetzt, und bist am Ende trotzdem deutlich entspannter. Das Rückgrat der Methode bilden die folgenden fünf Schritte: